Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal

Unit	Bagian SDM & Kesekretariatan
Nama Periode	Monev Semester Genap Tahun 2022
Masa Periode	03-07-2023 - 12-07-2023
Hari/Tanggal Audit	Senin, 29-05-2023
Jam	20.00
Auditee	SDM
Auditor Ketua	Fitria Nugraheni
Auditor Anggota	Dyah Puspasari, Lestari Hetalesi, Retno Menuningsih
Kesimpulan Akhir	Perlu ditingkatkan lagi terutama terkait rekam data SDM dan SOP di tiap unit.
Nilai Akhir	88.53 (6020/68)

#	Indikator		Penilaian Auditor
#	Indikator		Ketercapaian (%)	Keterangan
1.	Standar Formasi Lembaga
	1.	Terdapat rasio dosen eksakta terhadap mahasiswa	80
	2.	Terdapat rasio dosen sosial terhadap mahasiswa	100	target tercapai
	3.	Terdapat rasio jumlah unit terhadap jumlah staf di setiap unit	90
2.	Standar Penilaian Dosen dan Tendik serta Tenaga Administrasi
	1.	Terdapat semua dosen melakukan penulisan BKD dan SKP di setiap akhir semester	50	Semua dosen belum membuat SKP
	2.	semua karyawan telah melakukan penulisan SKP setiap tahun	10	Karyawan belum membuat SKP
	3.	Terdapat persentase jumlah dosen yang mendapatkan nilai 3 dari mahasiswa	90	masih ada dosen yang mendapat penilaian kurang dari 3
	4.	Terdapat persentase penialaian dosen dari teman sejawat (minimal 3,75)	100
	5.	semua dosen tetap telah melakukan magang ke industri	100
3.	Standar Pustakawan
	1.	pustakawan telah memiliki kualifikasi	100
	2.	Tersedia jumlah laboran di masing-masing prodi	80	AKT baru 1, BTP dan PPN memakai laboran bersama
4.	Standar Laboran
	1.	Tersedia laboran yang telah memiliki kualifikasi	100	Sebaiknya semua laboran memiliki serkom laboran
	2.	Tersedia jumlah laboran di masing-masing prodi	80	AKT baru 1, BTP dan PPN memakai laboran bersama
5.	Standar Dosen
	1.	Memiliki surat keterangan sehat saat awal masuk	100
	2.	Peningkatan Persentase dosen tetap yang memiliki jabatan fungsional minimal Asisten Ahli	80
	3.	Jumlah mahasiswa bimbingan TA maksimal 20 orang per dosen	100
	4.	Peningkatan Persentase dosen tetap dari seluruh total dosen	100
	5.	Dosen tetap harus berpendidikan minimal S2 yang dibuktikan dengan ijazah	100
	6.	Peningkatan Persentase dosen tetap yang memiliki sertifikat pendidik	80
	7.	Peningkatan Persentase dosen tetap yang memiliki sertifikat kompetensi profesi	50	sebagian besar dosen baru belum ikut
	8.	Peningkatan dosen tidak tetap dengan jabatan fungsional asisten ahli dan lektor	70
	9.	Peningkatan persentase dosen tetap dengan jabatan fungsional lektor kepala dan guru besar terhadap total dosen tetap	0
	10.	Peningkatan dosen tidak tetap dengan jabatan fungsional lektor kepala dan guru besar	0
	11.	Jumlah maksimal Beban Kerja Dosen yang tidak memiliki jabatan struktural	50
6.	Standar Pengelolaan SDM
	1.	Tersedia dokumen formal dan pedoman pengelolaan SDM tentang perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, pemantauan, penjaminan mutu, evaluasi dan pelaporannya	80	Perlu update
	2.	Tersedia dokumen kode etik dosen, tenaga kependidikan, dan dokumen struktur organisasi sesuai tugas dan fungsinya masingmasing	100
	3.	Tersedia bukti fasilitas santunan sosial (BPJS ketenagakerjaan dan Kesehatan), hak cuti, THR,insentif tahunan, dan anggota koperasi	100
	4.	Tersedia bukti kegiatan gathering karyawan setiap tahun sekali	100
7.	Standar Sosialisasi Visi, Misi, dan Tujuan
	1.	Terdapat visi, misi, dan tujuan yang tertulis di area kampus Politeknik LPP	100
	2.	Terdapat visi, misi, dan tujuan yang termuat dalam website Politeknik LPP	100
	3.	Tersedianya kuisioner sebagai instrumen survei tingkat pemahaman visi, misi, dan tujuan	100
	4.	Terdapat laporan hasil survei tingkap pemahaman visi, misi, dan tujuan	100
8.	Standar Tata Pamong
	1.	Tersedianya dokumen formal tentang sistem tata pamong	100
	2.	Tersedia dokumen formal Rencana Induk Pengembangan (RIP) yang dapat direvitalisasi sesuai pengembangan institusi	100
	3.	Tersedia dokumen formal tentang Renstra yang diperbaharui setiap empat (4) tahun sekali	100
	4.	Tersedia dokumen formal tentang rencana pengembangan jangka pendek (Renop)/ RKA	100
	5.	Adanya dokumen penetapan tugas pokok dan fungsi susunan organisasi Politeknik LPP	100
	6.	Adanya SK Direktur tentang penetapan struktur organisasi Politeknik LPP dan uraian tugas pokok jabatan	100
	7.	Adanya dokumen kode etik, dosen, karyawan, dan mahasiswa	100
	8.	Setiap uAnit kerja memiliki SOP yang terkait dengan jobdesk masing-masing unit	70	Belum semua unit/bagian punya.
	9.	Setiap uAnit kerja memiliki SOP yang terkait dengan jobdesk masing-masing unit	70	Belum semua unit/bagian punya.
	10.	Persentase jumlah tiap unit yang mempunyai personil minimal 2 orang	80
9.	Standar Tenaga Kependidikan
	1.	Semua tenaga kependidikan memiliki surat keterangan sehat saat awal masuk	100
	2.	Kualifikasi tenaga kependidikan minimal D3	100
	3.	Kualifikasi tenaga administrasi minimal SMA	100
10.	Standar Tata Pamong Akuntabel
	1.	Adanya dokumen RKA yang disusun dan dilaporkan reaxlisasi kegiatan dan anggaran kepada Yayasan setiap tahun	100
	2.	Adanya unit pelaksana audit internal oleh UPMPI (Unit Penjaminan Mutu dan Pengawasan Internal)	100
	3.	Adanya lembaga eksternal yang melakukan audit bidang keuangan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP)	100
	4.	Setiap program studi dan unit kerja menyusun rencana kegiatan dan anggaran tiap tahun (RKAT)	100
	5.	Adanya lembaga eksternal yang melakukan audit bidang keuangan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP)	100
	6.	Peningkatan sistem informasi terintergrasi yang dapat diakses oleh semua pihak	100
11.	Standar Kepemimpinan Operasional
	1.	Tersedia dokumen formal penetapan personil pada berbagai tingkat manajemen dengan tugas dan tanggungjawab yang jelas	80	Perlu adanya bukti dokumen
	2.	Adanya keterlibatan Program Studi dan semua unit dalam merumuskan kebijakan dan strategi pengembangan Politeknik	80	Perlu adanya bukti dokumen
	3.	Adanya keleluasaan yang diberikan kepada semua civitas akademika dalam melakukan pengembangan kemampuan yang dimiliki sesuai dengan program kerja yang sudah ditetapkan	80	Perlu adanya bukti dokumen
12.	Standar Kepemimpinan Organisasi
	1.	Adanya Rapat Kerja Politeknik diadakan setiap tahun yang diikuti oleh seluruh unit kerja untuk merencanakan program kerja , melaksanakan melaksanakan, dan melaporkan program kerja , dan tindak lanjut	100
	2.	Terlaksananya rapat koordinasi pengurus Politeknik dan karyawan dilaksanakan setiap hari Jumat minggu ke empat setiap bulan	70	Belum rutin tiap bulan
13.	Standar Kepemimpinan Publik
	1.	Persentase jumlah dosen dalam kepengurusan organisasi badan lembaga pemerintah/internasional/swasta, perguruan tinggi, maupun kemasyarakatan dalam setahun 100%	100
	2.	Adanya dokumen evaluasi terhadap capaian kinerja yang sudah direncanakan oleh pimpinan dan unsur organisasi dan tindak lanjut	100
	3.	Pelaporan hasil kerja Politeknik LPP disampaikan ke publik melalui Pidato laporan tahunan di acara pelaksanaan wisuda	100
14.	Standar Tata Pamong Kredibel
	1.	Politeknik memiliki dokumen legalitas lembaga	100
	2.	Politeknik memiliki mekanisme yang jelas terkait penentuan kebijakan mutu, sasaran mutu, Renstra,dan RKA	100
	3.	Tersedia dokumen pengelolaan kepegawaian (peraturan karyawan Politeknik LPP)	100
15.	Standar Tata Pamong Keadilan
	1.	Adanya kebijakan pemberian kesempatan yang sama kepada setiap mahasiswa untuk mendapatkan layanan akademik, layanan non akademik, berperan aktif dalam bidang kemahasiswaan, dan berprestasi baik dalam bidang akademik maupun non akademik	100
	2.	Adanya penugasan pengampu mata kuliah berdasarkan hasil rapat bersama	100
16.	Standar Tata Pamong Bertanggungjawab
	1.	Adanya laporan pertanggungjawaban (Direktur, Program studi, dan unit kerja) dalam rapat tahunan	100
17.	Standar Tata Pamong Transparan
	1.	Politeknik memiliki Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang ditetapkan berdasarkan keputusan rapat bersama semua unit kerja	100
	2.	Adanya pedoman dan prosedur pemilihan direktur dan wakil direktur yang disahkan dan dijalankan oleh yayasan	100
	3.	Jumlah agenda rapat pengurus Politeknik dan unit minimal sebulan sekali	100	Perlu rekap sebagai bukti.
	4.	Dokumentasi sosialisasi kebijakan/peraturan kepada pemangku kepentingan (dosen, tendik, karyawan, mahasiswa, dan unsur terkait lainnya)	100	Perlu rekap sebagai bukti.

No	Nama Dokumen	Status
1.	Rekap rasio dosen eksakta terhadap mahasiswa	Sesuai
2.	Rekap rasio dosen sosial terhadap mahasiswa	Sesuai
3.	Rekap rasio jumlah unit terhadap jumlah staf di setiap unit	Tidak Sesuai
4.	Rekap BKD Dosen	Sesuai
5.	Rekap SKP Karyawan	Sesuai
6.	Laporan Kinerja Dosen	Sesuai
7.	Laporan kinerja Karyawan dari mahasiswa	Tidak Sesuai
8.	Laporan penialaian dosen dari teman sejawat	Sesuai
9.	Berkas Kelengkapan Pustakawan	Sesuai
10.	Daftar nama pustakawan	Sesuai
11.	Berkas Kelengkapan Laboran	Sesuai
12.	Daftar nama laboran	-
13.	Berkas persyaratan pelamar untuk dosen dan tendik	Sesuai
14.	Daftar Nama Dosen yang sudah Berjabatan Fungsional	Sesuai
15.	Evaluasi kinerja dosen bimbingan TA mahasiswa	Tidak Sesuai
16.	Laporan evaluasi BKD Dosen	Sesuai
17.	dokumen formal dan pedoman pengelolaan SDM tentang perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, pemantauan, penjaminan mutu, evaluasi dan pelaporannya	Sesuai
18.	dokumen kode etik dosen, tenaga kependidikan, dan dokumen struktur organisasi sesuai tugas dan fungsinya masingmasing	Sesuai
19.	okumen formal Rencana Induk Pengembangan (RIP) yang dapat direvitalisasi sesuai pengembangan institusi	Tidak Sesuai
20.	dokumen formal tentang Renstra yang diperbaharui setiap empat (4) tahun sekali	Sesuai
21.	dokumen formal tentang rencana pengembangan jangka pendek (Renop)/ RKA	Sesuai
22.	dokumen legalitas lembaga	Sesuai
23.	ebijakan pemberian kesempatan yang sama kepada setiap mahasiswa untuk mendapatkan layanan akademik, layanan non akademik, berperan aktif dalam bidang kemahasiswaan, dan berprestasi baik dalam bidang akademik maupun non akademik	Sesuai
24.	Laporan pertanggungjawaban Manajemen Tahunan	Sesuai
25.	SK RKA	Sesuai
26.	pedoman dan prosedur pemilihan direktur dan wakil direktur yang disahkan dan dijalankan oleh yayasan	Sesuai
27.	Jumlah agenda rapat pengurus Politeknik dan unit minimal sebulan sekali	Sesuai
28.	sosialisasi kebijakan/peraturan kepada pemangku kepentingan (dosen, tendik, karyawan, mahasiswa, dan unsur terkait lainnya)	Sesuai

Bagian SDM & Kesekretariatan