DATA HASIL AUDIT
Bagian SDM & Kesekretariatan
| Unit | Bagian SDM & Kesekretariatan |
|---|---|
| Nama Periode | Monev Semester Genap 2023 |
| Masa Periode | 12-02-2024 - 07-04-2024 |
| Hari/Tanggal Audit | Senin, 13-05-2024 |
| Jam | 10.30 - 13.00 wib |
| Auditee | Bagian SDM & Kesekretariatan |
| Auditor Ketua | Lestari Hetalesi Saputri, S.T., M.Eng. |
| Auditor Anggota | Aris Sandi, S.ST., M.Eng. |
| Kesimpulan Akhir | Beberapa data dan dokumen perlu dilengkapi untuk membuktikan ketercapaian target indikator seperti: 1. Data jumlah mahasiswa tahun 2023 untuk penetapan rasio dosen dan mahasiswa 2. Dokumen bukti magang industri dosen 3. Daftar nama pustakawan dan laboran serta bukti memenuhi syarat kualifikasinya 4. Bukti ijazah dosen, tenaga administrasi, pustakawan, dan tenaga laboran 5. Dokumen PPEPP dari penjaminan mutu yang harus dijalankan oleh SDM 6. Pengesahan dari dokumen kode etik 7. Bukti fasilitas santunan karyawan 8. Bukti kegiatan gathering 9. Questioner pemahaman visi misi serta laporan hasil seluruh karyawan 10. SK Renop/RKA 11. Dokumen susunan organisasi serta jobdes nya 12. SK struktur organisasi dari direktur 13. Bukti rapat kerja kampus dan rapat koordinasi pengurus kampus 14. Bukti keikutsertaan dosen dalam kepengurusan organisasi eksternal 15. Bukti laporan BKD dan SKP 16. Dokumen peraturan karyawan Beberapa standar dan indikator perlu ditinjau ulang, karena tidak sesuai dengan tugas dan tanggung jawab SDM dan kesekretariatan (sebagian merupakan bagian tugas dan tanggung jawab dari BOD, IT, keuangan dan UPMPI |
| Nilai Akhir | 84.00 (5712/68) |
| # | Indikator | Penilaian Auditor | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ketercapaian (%) | Keterangan | ||||||
| 1. | Standar Formasi Lembaga | ||||||
| 1. | Terdapat rasio dosen eksakta terhadap mahasiswa | 40 | ada 3 prodi yang rasionya melebihi target | ||||
| 2. | Terdapat rasio dosen sosial terhadap mahasiswa | 0 | hanya ada 1 prodi di bidang sosial dan melebihi target | ||||
| 3. | Terdapat rasio jumlah unit terhadap jumlah staf di setiap unit | 100 | tercapai | ||||
| 2. | Standar Penilaian Dosen dan Tendik serta Tenaga Administrasi | ||||||
| 1. | Terdapat semua dosen melakukan penulisan BKD dan SKP di setiap akhir semester | 100 | semua dosen telah membuat BKD dan SKP | ||||
| 2. | semua karyawan telah melakukan penulisan SKP setiap tahun | 100 | tercapai | ||||
| 3. | Terdapat persentase jumlah dosen yang mendapatkan nilai 3 dari mahasiswa | 100 | Sistem Penilaian dosen dari mahasiswa adalah bagian tugas dari UPMPI, bukan SDM | ||||
| 4. | Terdapat persentase penialaian dosen dari teman sejawat (minimal 3,75) | 77 | ada sekitar 23% Dosen yang mendapatkan nilai di bawah 3,75 | ||||
| 5. | semua dosen tetap telah melakukan magang ke industri | 60 | terlaksana, namun bukti kegiatan perlu dilampirkan (misalnya, surat tugas, surat balasan dari perusahaan, SPPD, bukti presentasi di depan yayasan/BOD) | ||||
| 3. | Standar Pustakawan | ||||||
| 1. | pustakawan telah memiliki kualifikasi | 65 | ada pustakawan, namun ijazah pustakawan harap dilampirkan | ||||
| 2. | Tersedia jumlah laboran di masing-masing prodi | 65 | daftar nama pustakawan belum terlampir | ||||
| 4. | Standar Laboran | ||||||
| 1. | Tersedia laboran yang telah memiliki kualifikasi | 65 | Bukti laboran memenuhi kualifikasi belum disertakan, minimal tambahkan ijazah dan bukti keikutsertaan pelatihan terkait lab. | ||||
| 2. | Tersedia jumlah laboran di masing-masing prodi | 65 | daftar nama laboran tiap prodi belum dilampirkan | ||||
| 5. | Standar Dosen | ||||||
| 1. | Memiliki surat keterangan sehat saat awal masuk | 100 | Bukti surat keterangan sehat telah terlampir | ||||
| 2. | Peningkatan Persentase dosen tetap yang memiliki jabatan fungsional minimal Asisten Ahli | 100 | tercapai peningkatan, namun target perlu diubah (terlalu tinggi) | ||||
| 3. | Jumlah mahasiswa bimbingan TA maksimal 20 orang per dosen | 100 | tercapai namun bukan tanggung jawab SDM, seharusnya tanggung jawab prodi. | ||||
| 4. | Peningkatan Persentase dosen tetap dari seluruh total dosen | 0 | tidak terbukti, karena tidak ada penambahan Dosen di tahun 2023 | ||||
| 5. | Dosen tetap harus berpendidikan minimal S2 yang dibuktikan dengan ijazah | 65 | Bukti ijazah Dosen belum dilampirkan | ||||
| 6. | Peningkatan Persentase dosen tetap yang memiliki sertifikat pendidik | 65 | Sertifikat pendidik belum dilampirkan | ||||
| 7. | Peningkatan Persentase dosen tetap yang memiliki sertifikat kompetensi profesi | 65 | Bukti sertifikat kompetensi Profesi belum dilampirkan. | ||||
| 8. | Peningkatan dosen tidak tetap dengan jabatan fungsional asisten ahli dan lektor | 100 | Dosen tidak tetap bukan tanggung jawab SDM, seharusnya SDM hanya fokus ke Dosen dan karyawan tetap saja. | ||||
| 9. | Peningkatan persentase dosen tetap dengan jabatan fungsional lektor kepala dan guru besar terhadap total dosen tetap | 0 | Belum ada lektor kepala dan guru besar hingga tahun 2023 | ||||
| 10. | Peningkatan dosen tidak tetap dengan jabatan fungsional lektor kepala dan guru besar | 100 | Dosen tidak tetap bukan tanggung jawab SDM, seharusnya SDM hanya fokus ke Dosen dan karyawan tetap saja. | ||||
| 11. | Jumlah maksimal Beban Kerja Dosen yang tidak memiliki jabatan struktural | 100 | Tercapai, namun harus nya beban maksimal kerja maksimal 12 sks | ||||
| 6. | Standar Pengelolaan SDM | ||||||
| 1. | Tersedia dokumen formal dan pedoman pengelolaan SDM tentang perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, pemantauan, penjaminan mutu, evaluasi dan pelaporannya | 65 | Dokumen ada di penjaminan mutu. Bagian SDM sebaiknya juga melampirkan bukti dokumen | ||||
| 2. | Tersedia dokumen kode etik dosen, tenaga kependidikan, dan dokumen struktur organisasi sesuai tugas dan fungsinya masingmasing | 80 | Bukti telah tersedia, namun belum disahkan. | ||||
| 3. | Tersedia bukti fasilitas santunan sosial (BPJS ketenagakerjaan dan Kesehatan), hak cuti, THR,insentif tahunan, dan anggota koperasi | 65 | Bukti fasilitas belum dilampirkan | ||||
| 4. | Tersedia bukti kegiatan gathering karyawan setiap tahun sekali | 60 | Bukti kegiatan perlu dilampirkan, seperti foto, presensi peserta dsb | ||||
| 7. | Standar Sosialisasi Visi, Misi, dan Tujuan | ||||||
| 1. | Terdapat visi, misi, dan tujuan yang tertulis di area kampus Politeknik LPP | 100 | Bukan tugas SDM, seharusnya bagian rumah tangga | ||||
| 2. | Terdapat visi, misi, dan tujuan yang termuat dalam website Politeknik LPP | 100 | Seharusnya tugas bagian IT | ||||
| 3. | Tersedianya kuisioner sebagai instrumen survei tingkat pemahaman visi, misi, dan tujuan | 100 | ukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 4. | Terdapat laporan hasil survei tingkap pemahaman visi, misi, dan tujuan | 100 | ukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 8. | Standar Tata Pamong | ||||||
| 1. | Tersedianya dokumen formal tentang sistem tata pamong | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 2. | Tersedia dokumen formal Rencana Induk Pengembangan (RIP) yang dapat direvitalisasi sesuai pengembangan institusi | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 3. | Tersedia dokumen formal tentang Renstra yang diperbaharui setiap empat (4) tahun sekali | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 4. | Tersedia dokumen formal tentang rencana pengembangan jangka pendek (Renop)/ RKA | 100 | ukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD dan keuangan | ||||
| 5. | Adanya dokumen penetapan tugas pokok dan fungsi susunan organisasi Politeknik LPP | 80 | Dokumen struktur organisasi perlu dilampirkan | ||||
| 6. | Adanya SK Direktur tentang penetapan struktur organisasi Politeknik LPP dan uraian tugas pokok jabatan | 80 | bukti SK harap dilampirkan | ||||
| 7. | Adanya dokumen kode etik, dosen, karyawan, dan mahasiswa | 100 | Tercapai, bukti dokumen telah tersedia | ||||
| 8. | Setiap uAnit kerja memiliki SOP yang terkait dengan jobdesk masing-masing unit | 80 | SOP dan jobdesk masing-masing dosen belum ditemukan bukti terkait | ||||
| 9. | Setiap uAnit kerja memiliki SOP yang terkait dengan jobdesk masing-masing unit | 80 | SOP dan jobdesk masing-masing dosen belum ditemukan bukti terkait | ||||
| 10. | Persentase jumlah tiap unit yang mempunyai personil minimal 2 orang | 80 | Perlu dilengkapi data nama unit dan nama personil di masing-masing unitnya. | ||||
| 9. | Standar Tenaga Kependidikan | ||||||
| 1. | Semua tenaga kependidikan memiliki surat keterangan sehat saat awal masuk | 100 | tercapai | ||||
| 2. | Kualifikasi tenaga kependidikan minimal D3 | 65 | Daftar nama karyawan dan kualifikasi berlum terlampir | ||||
| 3. | Kualifikasi tenaga administrasi minimal SMA | 65 | perlu bukti ijazah dari masing-masing tenaga administrasi | ||||
| 10. | Standar Tata Pamong Akuntabel | ||||||
| 1. | Adanya dokumen RKA yang disusun dan dilaporkan reaxlisasi kegiatan dan anggaran kepada Yayasan setiap tahun | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 2. | Adanya unit pelaksana audit internal oleh UPMPI (Unit Penjaminan Mutu dan Pengawasan Internal) | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD dan UPMPI | ||||
| 3. | Adanya lembaga eksternal yang melakukan audit bidang keuangan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD dan UPMPI | ||||
| 4. | Setiap program studi dan unit kerja menyusun rencana kegiatan dan anggaran tiap tahun (RKAT) | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 5. | Adanya lembaga eksternal yang melakukan audit bidang keuangan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD dan UPMPI | ||||
| 6. | Peningkatan sistem informasi terintergrasi yang dapat diakses oleh semua pihak | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk IT | ||||
| 11. | Standar Kepemimpinan Operasional | ||||||
| 1. | Tersedia dokumen formal penetapan personil pada berbagai tingkat manajemen dengan tugas dan tanggungjawab yang jelas | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 2. | Adanya keterlibatan Program Studi dan semua unit dalam merumuskan kebijakan dan strategi pengembangan Politeknik | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 3. | Adanya keleluasaan yang diberikan kepada semua civitas akademika dalam melakukan pengembangan kemampuan yang dimiliki sesuai dengan program kerja yang sudah ditetapkan | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 12. | Standar Kepemimpinan Organisasi | ||||||
| 1. | Adanya Rapat Kerja Politeknik diadakan setiap tahun yang diikuti oleh seluruh unit kerja untuk merencanakan program kerja , melaksanakan melaksanakan, dan melaporkan program kerja , dan tindak lanjut | 80 | perlu dilengkapi bukti terkait, bukan hanya foto, namun berupa notulensi dan presensi | ||||
| 2. | Terlaksananya rapat koordinasi pengurus Politeknik dan karyawan dilaksanakan setiap hari Jumat minggu ke empat setiap bulan | 80 | perlu dilengkapi bukti terkait, bukan hanya foto, namun berupa notulensi dan presensi | ||||
| 13. | Standar Kepemimpinan Publik | ||||||
| 1. | Persentase jumlah dosen dalam kepengurusan organisasi badan lembaga pemerintah/internasional/swasta, perguruan tinggi, maupun kemasyarakatan dalam setahun 100% | 60 | Bukti dokumen perlu dilampirkan misalnya berupa surat tugas | ||||
| 2. | Adanya dokumen evaluasi terhadap capaian kinerja yang sudah direncanakan oleh pimpinan dan unsur organisasi dan tindak lanjut | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 3. | Pelaporan hasil kerja Politeknik LPP disampaikan ke publik melalui Pidato laporan tahunan di acara pelaksanaan wisuda | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 14. | Standar Tata Pamong Kredibel | ||||||
| 1. | Politeknik memiliki dokumen legalitas lembaga | 100 | bukti tersedia | ||||
| 2. | Politeknik memiliki mekanisme yang jelas terkait penentuan kebijakan mutu, sasaran mutu, Renstra,dan RKA | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 3. | Tersedia dokumen pengelolaan kepegawaian (peraturan karyawan Politeknik LPP) | 60 | Dokumen peraturan karyawan belum terlampir | ||||
| 15. | Standar Tata Pamong Keadilan | ||||||
| 1. | Adanya kebijakan pemberian kesempatan yang sama kepada setiap mahasiswa untuk mendapatkan layanan akademik, layanan non akademik, berperan aktif dalam bidang kemahasiswaan, dan berprestasi baik dalam bidang akademik maupun non akademik | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 2. | Adanya penugasan pengampu mata kuliah berdasarkan hasil rapat bersama | 100 | bukan tugas SDM, namun tugas Prodi | ||||
| 16. | Standar Tata Pamong Bertanggungjawab | ||||||
| 1. | Adanya laporan pertanggungjawaban (Direktur, Program studi, dan unit kerja) dalam rapat tahunan | 100 | bukti laporan tidak tersedia | ||||
| 17. | Standar Tata Pamong Transparan | ||||||
| 1. | Politeknik memiliki Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang ditetapkan berdasarkan keputusan rapat bersama semua unit kerja | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 2. | Adanya pedoman dan prosedur pemilihan direktur dan wakil direktur yang disahkan dan dijalankan oleh yayasan | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 3. | Jumlah agenda rapat pengurus Politeknik dan unit minimal sebulan sekali | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||
| 4. | Dokumentasi sosialisasi kebijakan/peraturan kepada pemangku kepentingan (dosen, tendik, karyawan, mahasiswa, dan unsur terkait lainnya) | 100 | bukan tugas SDM tapi sehrusnya standar ini untuk BOD | ||||